Enterprise Content Management

Dokumente und Prozesse unter Kontrolle

Unsere wegweisende ECM-Lösung revolutioniert die Verwaltung digitaler Dokumente und automatisiert den Fluss von Workflows

Sie kennen es selbst: Der Mangel an zentraler Datenorganisation führt zu Chaos, Erschwernissen bei der Zusammenarbeit und einem Verlust an Produktivität. Sicherheitsrisiken und die fehlende Kontrolle über Dokumentversionen stellen weitere potenzielle Gefahren dar. Hinzu kommt, dass nicht automatisierte Prozesse die Effizienz beeinträchtigen können, indem sie zeitraubende manuelle Schritte erfordern, die die Skalierbarkeit von Unternehmens beeinträchtigen. Die Integration eines ECM-Systems ist somit von entscheidender Bedeutung, um vielschichtige Probleme zu bewältigen.

Unsere wegweisende Lösung revolutioniert die Verwaltung digitaler Dokumente, automatisiert den Fluss von Workflows und Geschäftsprozessen und optimiert das Information Ressource Management in Unternehmen. ECM-ZONE bietet Werkzeuge und Ressourcen, um Ihre geschäftskritischen Abläufe zu zentralisieren, zu lenken und zu optimieren. Tauchen Sie ein in die Welt modernster Prozessautomatisierung und entdecken Sie, wie ECM-ZONE Ihnen dabei helfen kann Ihre Effizienz zu steigern und Zusammenarbeit zu fördern.

ECM-ZONE: Ein System mit zahlreichen Komponenten

Erfassung (Capture)

Dies ermöglicht die nahtlose Eingabe und den Scan von Daten, elektronischen Datenaustausch (EDI) sowie automatische Klassifizierung und optische Zeichenerkennung (OCR), einschließlich künstlicher Intelligenz (KI) zur effizienten Verarbeitung.

Verwaltung (Manage)

Die Verwaltung gewährleistet kontrollierte Zugriffsrechte und organisiert Daten durch Datenablage, Dokumenten-Management-System (DMS) sowie Kollaborationsfunktionen.

Speicherung (Store)

Die Speicher-Komponente von ECM-ZONE speichert Informationen in diversen Ressourcen wie Dateisystemen, Dokumenten-Management-Systemen (DMS), Datenbanken (DBs) und Library-Services.

Bewahrung (Preserve)

Die unveränderliche Langzeitarchivierung in ECM-ZONE gewährleistet die Integrität der Daten über einen langen Zeitraum hinweg.

Ausgabe (Deliver)

Diese Komponente ermöglicht die reibungslose Datenbereitstellung, Transformation und Nutzung digitaler Signaturen für sichere und effiziente Prozesse.

So funktioniert ECM-ZONE:

ECM-ZONE integriert verschiedene Elemente des Content-Managements innerhalb eines Unternehmens, um sämtliche Abläufe in einem zentralen System abzubilden. Die Plattform ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen verschiedenen Systemen, erleichtert die Zusammenarbeit über organisatorische Einheiten hinweg und auf verschiedenen Geräten. Dabei spielt die Prozessautomatisierung eine zentrale Rolle, da sie die Effizienzsteigerung fördert und eine reibungslose Zusammenarbeit in einem unternehmensweiten Kontext durch die Verbindung unterschiedlichster Datenquellen unterstützt. Zu den wesentlichen Funktionen zählen:

Workflow-Engine & Prozessautomatisierung
Digitalisierung von Papierdokumenten und digitale Unterschriften
Verwaltung von Inhalten und Archivierung von Dokumenten
Datentransformation und Auswertungen
Externe Systemanbindung
Automatische Inhaltserkennung
Unterstützung durch Künstliche Intelligenz

Die Vorteile von ECM-ZONE:

Automatisierung von Prozessen

Verbessern von Unternehmensprozessen wie z.B. Genehmigungs- oder Überprüfungsprozessen
Workflows -Einfaches Auffinden von Dokumenten zu einem Vorgang (Verträge, MA-Daten,..)

Höhere Effizienz in Ihrer Organisation

eine kürzere Dauer von Workflows und Prozessen
eine klare Zuweisung der Verantwortung für einzelne Schritte und Entscheidungen, etwa bei Freigaben
Zugriff autorisierter Personen auf Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit, unabhängig davon, wo die Papierdokumente gespeichert sind

Höhere Sicherheit und Compliance

Mit ECM-ZONE stellen Sie neben Sicherheit und Compliance auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben sicher. Dafür sorgen unter anderem folgende Aspekte:

Ein klares Berechtigungssystem definiert den Zugriff auf Dokumente und Datentypen
Gespeicherte und übermittelte digitale Dokumente werden verschlüsselt
Compliance-gerechte Archivierung von Dokumenten in beschädigungssicherer digitaler Form
Gewissen Daten werden überprüfbar und sicher gespeichert (Finanzdaten, Personendaten, Mitarbeiterinformationen, Medizinische Daten,…)

Teilen von Daten

Verteilung von Daten innerhalb und außerhalb des Unternehmens
Oft genutzt für Daten aus Altsystemen oder digitalisierte Papier-Dokumente

Geringere Kosten

Automatisierung von Workflows und Prozessen
geringeres Risikos von Bedienungsfehlern
geringerer Arbeitsaufwand
Wegfall von Papierdokumenten

Höhere Zufriedenheit bei Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern

schnelleres Bearbeiten von Geschäftsvorfällen
automatisierte Workflows und Standard-Prozesse
garantierte Datensicherheit

Menschen im Büro reden und schauen auf ein Tablet

Dokumente und Prozesse unter Kontrolle

ECM-ZONE vereint vielfältige Elemente des Content-Managements innerhalb eines Unternehmens in einem nahtlosen Gefüge. Daten aus diversen Quellen fließen ein und werden ebenso reibungslos zurückgespielt. Das ultimative Ziel besteht darin, sämtliche Geschäftsprozesse in einem zentralen System zu modellieren, was eine mühelose Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen hinweg und auf verschiedenen Geräten ermöglicht.

Nutzerfreundlich und Anpassbar

Mit Low-Code-basiertem Workflow-Management wird die Arbeit mit Dokumenten effizienter, sicherer und nutzerfreundlich gestaltet. Unsere Lösung integriert nahtlos OCR-Systeme, ermöglicht eine schnelle Implementierung und Anpassung, sowie Integration in verschiedene IT-Systeme. Nutzerfreundliche Webbrowser-Zugänge, mobile Unterstützung, Mehrsprachigkeit und hohe Datensicherheit sorgen für eine nahtlose Integration.

Hierfür setzen Kunden ECM-ZONE ein:

Wo früher unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen vorlagen und Prozesse nicht mehr abzubilden waren, hilft ECM-ZONE als effizientes Geschäftstool. Mit ECM-ZONE optimieren Sie die Verwaltung verschiedener Dokumente und Prozesse. Von der Lieferantenrechnung über das Vertragsmanagement bis zum HR-Workflow.

Prozessoptimierung

Unternehmensprozesse, wie z.B. Genehmigungs- oder Überprüfungs-Workflows, verbessert und automatisiert.

Personalakte & HR-Workflow

Digitale Personalakten können mir ECM-ZONE erstellt und verwaltet sowie in bestehende HR-Systeme und -Prozesse integriert werden.

Digitale Rechnungen

ECM-ZONE optimiert die Dokumentenverwaltung, einschließlich Rechnungen von Lieferanten. Der Rechnungsprozess wird effizienter und anpassbar. Dies senkt Kosten und erhöht die Produktivität.

Geschäftsdokumente

Die Dokumentation eigener und ganz spezifischer Geschäftsdokumente wird mit unserem benutzerfreundlichen Low-Code-Ansatz optimiert und gleichzeitig die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern vereinfacht.

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